STANDAR OPERASIONAL DAN
PROSEDUR
SD MUHAMMADIYAH SANG
PENCERAH METRO BARAT
MEKANISME ADMINISTRASI UMUM
1.
PRESENSI GURU/ KARYAWAN
a) Tujuan Presensi Guru
1. Sebagai alat pencatat
data kehadiran guru dan karyawan sehingga semua yang menyangkut pendataan
kehadiran guru dan karyawan sebagai salah satu sarana untuk melihat
kedisiplinan.
2. Menciptakan
kedisiplinan kinerja guru/karyawan sehingga keterlambatan kehadiran
guru/karyawan bisa diminimalkan.
3. Memotivasi
guru/karyawan untuk selalu meningkatkan kedisiplinan dan keaktifan.
b) Mekanisme Presensi
1. Semua guru dan
karyawan saat sampai di lokasi sekolah langsung menuju mesin presensi dengan
menombol dengan jari atau dengan password (khusus bagi jari yang tidak
terdeteksi oleh mesin) yang sudah
terregistrasi. Pedoman jam yang dipakai adalah jam pada mesin tersebut.
2. Ketentuan
pengisian presensi juga berlaku saat guru/karyawan akan pulang.
3. Bila
mesin presensi dengan satu dan lain hal mati, maka harus mencatat kehadiran dan
kepulangan di Buku Tambahan kegiatan guru dan karyawan dengan menuliskan secara
manual hari, tanggal, jam kehadiran, kepulangan dan tanda tangan.
4. Bila
lupa tidak mengisi presensi sampai hari berikutnya maka dianggap tidak masuk.
Apabila akan merevisi harus membuat pernyataan.
5. Presensi
berlaku untuk semua guru/karyawan tidak ada pengecualian.
c) Mekanisme perijinan
1. Perijinan terencana yaitu ijin dengan alasan yang direncanakan
dilakukan paling lambat 2 hari sebelumnya dengan membawa surat ijin (bisa
membuat sendiri/minta bagian TU) dan menghadap kepala sekolah secara langsung
atau kepada wakil kepala sekolah yang ditunjuk oleh Kepala sekolah bila kepala
sekolah bertugas di luar sekolah dalam waktu yang lama.
2. Alasan yang termasuk
ijin terencana adalah keluarga inti/tetangga sebelah rumah mempunyai hajat atau
hal-hal yang dapat dimengerti dan dimaklumi oleh kepala sekolah.
3. Perijinan tidak
terencana, yaitu ijin dengan
sebab insidental (kematian, musibah, sakit dll) dilakukan dengan cara menelpon
ke nomor
telephone kepala sekolah atau nomor telephone sekolah dan berbicara langsung dengan kepala
sekolah, bila kepala sekolah tidak bisa di hubungi maka dapat menghubungi wakil
kepala sekolah, bila wakil kepala sekolah tidak bisa dihubungi satupun juga
maka dapat menghubungi Kepala TU.
4. Perijinan tidak
terencana harus menemui Kepala Sekolah pada hari pertama masuk (setelah absen)
dan mengisi Kartu Ijin tidak terencana. Bila
dengan alasan sakit (diri sendiri atau keluarga inti) maka harus melampirkan
surat keterangan dokter bila lebih dari 1 hari.
5. Ijin
terlambat karena syar’i dilakukan dengan menelpon nomor telephone kepala sekolah, bila dengan
satu dan lain hal tidak bisa maka setelah sampai di sekolah menemui kepala
sekolah dan menyampaikan alasannya. Bila kepala sekolah tidak berada di sekolah
bisa menemui wakil kepala sekolah.
6. Ijin
pulang lebih awal/tidak mengikuti proses kegiatan sekolah sampai akhir
dilakukan dengan cara menemui kepala sekolah langsung. Bila kepala sekolah
tidak berada di tempat dapat dihubungi dengan telepon sekolah/pribadi. Bila
tidak bisa dihubungi maka dapat menemui wakil kepala sekolah.
7. Alibi
guru diisi untuk ijin keluar dengan tidak meninggalkan tugas sekolah dan
kembali lagi ke sekolah.
8. Perijinan
yang dilakukan di luar ketentuan di atas dianggap tidak ijin/membolos.
9. Mekanisme
perijinan ini diputuskan untuk dilaksanakan dengan sebaik-baiknya sebagai
bentuk rasa tanggung jawab dalam kebersamaan/kekeluargaan bekerja dan mengabdi
dijalan Allah untuk kemajuan SD Muhammadiyah Sang Pencerah Metro Barat .
10. Kegiatan
sekolah yang mengharuskan menginap, pegawai putri yang diberikan ijin boleh
tidak menginap yang mempunyai anak di bawah 3 tahun.
d) Letak keberadaan
Presensi Guru
Presensi untuk semantara
diletakkan di kantor
2.
JAM KERJA GURU/ KARYAWAN
1. Dalam melaksanakan tugasnya
semua guru dan karyawan SD Muhammadiyah Sang Pencerah Metro diberlakukan jam kerja yaitu diatur terlampir selama
jam kerja guru dan karyawan bekerja dan bertugas sesuai dengan job
description yang telah diberikan oleh bagian masing-masing. Selama jam
kerja diharapkan tidak mengerjakan tugas-tugas yang bersifat pribadi atau
urusan selain tugas yang tidak ada sangkut pautnya dengan job description
masing-masing kecuali seijin jabatan diatasnya. Bila ada guru/karyawan yang melakukan
kedua hal tersebut kewajiban jabatan diatasnya untuk mengingatkan dan mengambil
tindakan yang terbaik. Hal ini diperlukan untuk menghindari terjadinya ketidak maksimalan pelaksanaan tugas yang telah diamanahkan
kepadanya.
2. Selama jam kerja atau
rapat/pembinaan guru/karyawan tidak diperkenankan membawa anak kecil yang dapat
mengganggu konsentrasi dalam menjalankan tugasnya.
3. Guru/karyawan
tidak boleh menerima telepon, membalas whatsapp dan tidak mengoperasikan
internet (tidak menggunakan HP) pada jam 07.00 – 09.30 dan 10.00 -11.40
kecuali jika ada alasan syar’i
3.
WILAYAH KERJA TIM TU
a) Wilayah kerja tim TU
adalah meliputi tugas Humas, administrasi kepegawaian, administrasi kemuridan,
administrasi pengajaran, administrasi keuangan, administrasi sarana prasarana,
administrasi surat menyurat, pencatatan dan pengelolaan dana social, pencatatan
dan pengelolaan dana tabungan siswa, pencatatan dan pengelolaan dana koperasi.
b) Semua data sekolah
terpusat dikantor Tata Usaha, baik data kemuridan, pengajaran, sarana
prasarana, surat menyurat, dan data lainnya. Sehingga setiap bagian kerja yang
melakukan kegiatan dan melakukan dokumentasi diharuskan untuk menyerahkan copy
data kepada kepala TU. Hal
ini dilakukan untuk memberikan layanan informasi yang valid kepada pihak yang
membutuhkan.
c) Segala
kegiatan yang diadakan disekolah dan diluar sekolah diharuskan untuk
dikonfirmasikan kepada kepala TU, hal ini diberlakukan untuk membuat suasana
sekolah yang teratur dan berjalan sesuai dengan tujuan.
d) Pengelolaan
surat menyurat ditangani oleh TU baik surat keluar maupun masuk, tidak
dibenarkan guru atau karyawan mengirim surat atas nama sekolah tanpa ada
konfirmasi kepada TU, hal ini dilakukan untuk mengontrol keberadaan segala
informasi yang keluar maupun masuk.
e) Penentuan
penomoran surat adalah Tata usaha, tidak diperkenankan bagi guru dan karyawan
membuat penomoran surat serta pengkodean. Bila ditemukan terdapat surat dengan
penomoran yang berbeda dengan data di TU, maka yang bersangkutan harus
mempertanggungjawabkan segala kemungkinan terhadap isi surat dan pihak sekolah
tidak bertanggungjawab.
f) Menyediakan
semua kebutuhan format yang dibutuhkan oleh guru dan karyawan yang menyangkut
pelaksanaan tugas.
4.
PENANGANAN INFORMASI
a.
Telephone Masuk
1. Selama melaksanakan
tugasnya guru dan karyawan tidak boleh diganggu oleh layanan telephon luar,
apabila informasi yang disampaikan sangat-sangat penting dan harus diterima
langsung oleh yang bersangkutan, maka diperkenankan guru atau karyawan menerima
telephon tersebut. Akan tetapi apabila informasinya biasa dan bisa dititip
pesan, maka akan disampaikan oleh petugas penerima telpon (TU) kepada guru/
karyawan yang bersangkutan lewat memo.
2. Petugas penerima
telpon adalah team TU, tidak diperkenankan guru/karyawan menerima telephon
masuk kecuali apabila dimintai tolong untuk menerima telepon atau team TU tidak
ada
3. Petugas penerima
telephon berkewajiban mencatat dan menyampaikan informasi yang diterima kepada
guru/karyawan yang bersangkutan.
4. Diharapkan ada
standarisasi kata dalam menerima telpon masuk, yaitu; “Assalaamu’alaikum SD Muhammadiyah Sang
Pencerah -
ada yang bisa kami bantu ayah / bunda?”.
5. Siswa tidak
diperkenankan menerima telephon lewat pesawat telepon sekolah, apabila ada wali
murid yang menelepon atau ingin bicara dengan siswa maka diharapkan cukup
dengan menyampaikan pesan dan akan disampaikan oleh petugas penerima telephon
kepada siswa bersangkutan.
b.
Telephon Keluar
1. Telepon sekolah
adalah fasilitas yang disediakan bagi guru dan karyawan dalam melaksanakan
tugas yang telah diemban.
2. Pemakaian telepon
terbatas hanya untuk guru dan karyawan
pada jam kerja, pemakaian diluar jam kerja harus seizin kepala TU.
3. Selama
mengajar/didalam kelas HP harus di silent (di getarkan) atau HP dapat
dititipkan di kantor atau dibagian TU, hal ini diberlakukan untuk menghindari
tidak optimalnya seorang guru menjalankan tugasnya.
4. Siswa tidak
diperkenankan menelepon lewat pesawat telepon sekolah, apabila ada siswa yang
ingin berbicara dengan orang tua maka diharapkan cukup dengan menyampaikan
pesan dan akan disampaikan oleh petugas penerima telephon kepada yang
bersangkutan
5.
LAYANAN TAMU
a) Selama melakukan
tugasnya guru dan karyawan tidak boleh diganggu dengan kedatangan tamu, apabila
waktu melakukan tugasnya ada guru/karyawan kedatangan tamu maka pihak penerima
tamu akan meminta kepada tamu untuk menunggu sampai yang bersangkutan selesai
melaksanakan tugasnya. Apabila kedatangan tamu tersebut sangat-sangat penting
dan tidak dapat ditunda maka diperkenankan guru/karyawan menerima tamu dangan
catatan kegiatan yang sedang dikerjakan tidak terganggu atau ada yang
menggantikan.
b) Diharapkan kepada
guru/karyawan dalam janjian menerima tamu telah disesuaikan dengan jam kegiatan
kosong (tidak sedang ada kegiatan) sehingga tidak mengecewakan tamu.
c) Diharapkan kepada
semua yang menerima tamu berpenampilan sopan, rapi, ramah dan tidak
berlebih-lebihan berkata-kata. Hal ini mencerminkan kemuliaan akhlak dan
menunjukkan budaya pendidikan yang sholih.
d) Petugas penerima tamu
pertama adalah Petugas Keamanan dan Staff TU, yang dilakukan adalah menanyai
tamu tentang maksud dan tujuan, asal tamu, tujuan yang akan ditemui dll.
Setelah semua jelas maka Petugas Keamanan dan Staff TU/ penerima tamu
berkewajiban menghubungkan kepada guru/karyawan yang bersangkutan. Apabila yang
bersangkutan masih mengerjakan tugasnya, maka sampaikan kepada tamu untuk
menunggu. Setelah guru dan karyawan yang bersangkutan selesai mengerjakan
tugasnya maka tiem TU berkewajiban untuk memberitau bahwa ada tamu yang menunggu.
e) Petugas penerima
tamu/atau tamu bersangkutan berkewajiban mencatat pada buku tamu yang telah
disediakan.
f) Standarisasi
pelayanan tamu, misal; siapapun yang bertemu tamu diharapkan senyum, salam,
berjabat tangan (semukhrim), menyapa (missal; ada yang bisa saya Bantu?
dll.)
g) Tiap tamu dilayani sebaik
mungkin. Kemuliaan shohibul bait, sejauh mana dia memuliakan tamunya.